Overhead

Inleiding

Het BBV schrijft voor dat in het programmaplan een overzicht van de overhead wordt opgenomen. Doordat de overhead in een apart overzicht verantwoord wordt, ontstaat beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen. Het idee is dat de begroting transparanter wordt en dat de raad beter kan sturen op de kosten van overhead. Daarnaast kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking met andere gemeenten worden gemaakt.

Het BBV geeft de volgende definitie van overhead die de gemeenten moeten hanteren: 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Deze kosten worden verantwoord op het taakveld Overhead. De kosten van personeel (en goederen en diensten) in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende taakvelden.

Vanwege administratief technische redenen heeft de gemeente ervoor gekozen de overhead in de programmabegroting 2019-2022 onderdeel uit te laten maken van programma 7 Bestuur en organisatie.

Toelichting op de overhead

Voorbeelden van kosten die tot de overhead worden gerekend zijn de salarislasten van leidinggevenden en van medewerkers van de afdeling financiën. Ook de exploitatielasten van het Huis van de Stad maken deel uit van de overhead.

Om de raad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven, worden de overheadkosten centraal begroot. Voorheen werden deze kosten verdeeld over de programma’s en niet apart inzichtelijk gemaakt.

De overheadkosten (inclusief het bedrag dat is toegerekend aan externe kostendragers) bedragen in het jaar 2020 € 20,5 miljoen en zijn daarmee 7,67% van de totale begroting.

Voor het specificeren van de overheadkosten hanteert de gemeente Gouda een indeling in elf onderdelen.

In het BBV is voor de grondexploitaties, investeringen en voorzieningen een uitzondering gemaakt voor wat betreft het centraal begroten en verantwoorden van overheadkosten. Deze uitzondering is gemaakt omdat het niet toerekenen van de overhead zou leiden tot een nadelig resultaat. De jaarlijkse last zou dan namelijk ineens ten laste van het begrotingsresultaat moeten worden gebracht in plaats van deze toe te rekenen aan het grondbedrijf, de onderhoudsvoorzieningen en de investeringen. De overhead die door wordt berekend aan deze externe kostendragers bedraagt € 2,261 miljoen.

Toerekening overhead aan heffingen en tarieven

Doordat de overhead sinds de BBV wijziging op een apart overzicht wordt verantwoord en niet worden doorbelast aan de producten in het primaire proces, ontstaat een beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten binnen de programma's. Dit betekent niet dat dat de overhead buiten beschouwing wordt gelaten bij de berekening van de heffingen en tarieven. Deze wordt namelijk extracomptabel (buiten de boekhouding om) berekend ten behoeve van de tariefstelling en om aan te tonen dat de gemeente met deze heffingen geen winst maakt (voor 2019: 7,75%; was 2018: 5%). De toegerekende overhead aan de heffingen en tarieven maken onderdeel uit van de in dit onderdeel gepresenteerde kosten van overhead.

Specificatie overhead

De specificatie van de lasten en baten van overhead leidt tot de volgende overzichten.

Overheadpercentage

De kosten van overhead kunnen worden uitgedrukt in een percentage. Het BBV schrijft voor dat hiervoor een indicator moeten worden opgenomen in de begroting. Deze indicator drukt de totale overheadkosten uit in het percentage van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves.